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Una proposta che non puoi rifiutare: come gestire il tempo e comunicare meglio
I leader più strategici non sono quelli che fanno di più, ma quelli che scelgono meglio.
Sono le 18:30 di un mercoledì che sembra già venerdì, per l’intensità dei giorni appena trascorsi. Il responsabile delle relazioni esterne di una multinazionale sta per spegnere il computer dopo una giornata di riunioni, richieste urgenti e scadenze slittate. Infila la giacca, ma il telefono interno squilla: è il suo capo. “Dobbiamo organizzare un evento per il mese prossimo. Non dirmi che un mese è poco: so che ce la puoi fare, è un progetto importante.”
Una pausa. Un “ok” pronunciato quasi per riflesso. E nella mente, le solite domande: “Quando ci dedico tempo? Cosa sposto?”
Le giornate non bastano nemmeno per l’ordinario. Ma la fiducia da onorare e il ruolo da presidiare impongono una reazione immediata e una pianificazione strategica. Si apre così la vera sfida della leadership quotidiana: gestire le priorità quando sembra di non avere margini.
La bussola delle priorità: il valore della consapevolezza
La gestione del tempo e la comunicazione non sono più competenze accessorie, ma asset strategici. La complessità crescente, la digitalizzazione e la pressione verso risultati sempre più ambiziosi ci impongono di formarsi sui modelli di scelta delle priorità e su come trasmetterle a colleghi, clienti e stakeholder.
Gestire le priorità non significa solo stilare una lista da spuntare, né rispondere di no a collaboratori insistenti. Serve formazione per acquisire consapevolezza e controllo del tempo. Come diceva David F. Jakielo: “La cosa più importante della vita è conoscere le cose più importanti della vita.”
Il vero punto è come usiamo il nostro tempo, e come operare in un contesto dove le priorità cambiano costantemente, influenzate da obiettivi, persone e circostanze.
Dalla disciplina alla negoziazione
Torniamo al nostro responsabile delle relazioni esterne. Ha davanti a sé diverse opzioni: potrebbe rifiutare l’incarico rischiando di perdere credibilità e fiducia, oppure accettare e lavorare oltre i propri limiti, magari sacrificando il tempo personale. Chi è più strutturato saprà pianificare il progetto coinvolgendo i collaboratori e facendo compromessi.
Ma esiste un’altra strada, possibile solo con formazione e metodo: integrare una visione ampia, che va oltre la telefonata o la semplice pianificazione di un progetto.
La condivisione di matrici
Il primo passo è la preparazione. Gestire il tempo significa conoscere gli scenari possibili, raccogliere informazioni e condividere strumenti di pianificazione. Serve una cultura aziendale del dialogo, che previene conflitti e sovraccarichi.
Nel nostro caso, il responsabile deve porsi domande strategiche su ogni mandato: quali interessi ci sono dietro la richiesta? Quali sono le priorità del mandatario?
Indagare le motivazioni permette di proporre soluzioni alternative, guadagnando leadership nel tempo.
Condividere matrici tra i collaboratori è molto utile, soprattutto per classificare gli impegni. La matrice di Eisenhower, che distingue tra importanza e urgenza, è un buon inizio, ma serve formazione per trovare il metodo più adatto alla propria situazione.
Immagina il dialogo con il direttore: “Nella mia agenda ho già questi impegni urgenti per interlocutore, investimento e ritorno. Dove posizioniamo la nuova richiesta secondo te?”
La domanda come strumento
Questa domanda apre la porta a un tema cruciale: la comunicazione.
Se il capo risponde: “Non avevo idea che avessi così tante urgenze questo mese”, la richiesta può essere riconsiderata. Ma se la risposta è: “È un tuo problema”, la situazione si complica. Sono questi i momenti che richiedono il massimo sforzo. Uno sforzo che si riduce man mano che si impara a gestire la comunicazione nel tempo, tutelando tutti gli interessi in campo. L’affaticamento decisionale porta a scelte poco strategiche. Rendere la gestione del tempo e la comunicazione sistemici, riduce il sovraccarico mentale e garantisce qualità esecutiva.
I leader che sanno mettere in discussione le proprie idee iniziali a favore del bene dell’organizzazione guadagnano credibilità; chi dice sempre sì o sempre no la perde.
La sfida è passare da una cultura della reazione a una della consapevolezza e del controllo.
La partita della leadership contemporanea si gioca qui: non nel sorvegliare ogni dettaglio, ma nell’orientare tempo ed energia verso ciò che ha valore, per sé e per gli altri, in modo cosciente e condiviso.
“Se non negoziate con voi stessi, saranno gli altri a negoziare per voi. E questo non è mai un buon affare.”
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- Harvard Business Review, “When You’re Asked to Meet Impossible Goals”, maggio 2025
- McKinsey & Company, “Time management in the digital age”, 2023
- Forbes, “The Science Of Time Management: Why Leaders Need To Master This Skill”, 2024
- Baer, M. & Frese, M., “Innovation is not enough: Climates for initiative and psychological safety”, Academy of Management Journal, 2003
- Jakielo, D.F., riflessioni manageriali sulla gestione delle priorità
Questo articolo è offerto da:
Giorgia Raguzzi
Vice Direttore dell’Accademia di Comunicazione Strategica
Laureata in Teorie e Metodi per la Comunicazione all'Università Statale di Milano, si occupa di formazione e consulenza con una preparazione sulla metodologia brevettata dall’Accademia che declina negli ambiti di specializzazione come la selezione del personale.
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Risorse aggiuntive
Libri consigliati:
Come gestire il tempo per un lavoro più efficace e relazioni più solide, Self-publishing, 2025
- Cyril Northcote Parkinson
- “Detto, fatto!” – David Allen
- “” – Stephen Covey
- “Deep Work” – Cal Newport
- “Gestione del tempo” – Brian Tracy
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La gestione del tempo, la comunicazione efficace e la leadership consapevole sono temi centrali per chi lavora nelle Risorse Umane e in ruoli manageriali. Ecco una selezione di articoli utili per approfondire e completare i contenuti dell’articolo:
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- Leadership e Management: due facce di una stessa medaglia – Per comprendere il bilanciamento tra operatività e visione strategica.
- Leadership adattiva: la soft skill chiave per i tempi incerti – Come reagire al cambiamento con lucidità, anche quando le priorità si sovrappongono.
- Il Leader e i diversi tipi di Leadership – Approfondimento sui diversi stili di leadership e il loro impatto nella gestione delle risorse e del tempo.
- La comunicazione come superpotere dei professionisti HR – Per affinare la capacità di negoziare priorità e trasmettere messaggi strategici.
- L’importanza del Tempo. Il Time Management: una Skill della nostra esistenza – Un contributo riflessivo di Laura Catucci sull’impatto che la gestione del tempo ha nella vita e nel lavoro.
- Gestire il tempo o lasciarsi gestire dal tempo – L’articolo di Valentina Murace propone spunti pratici e domande chiave sulla consapevolezza organizzativa.
- Time Management. L’organizzazione del tempo nel lavoro – Una guida operativa pubblicata su PreventiviHR.it per migliorare l’efficacia personale.
- Legge di Parkinson e la gestione del tempo – Un approfondimento teorico e pratico su come il tempo si espande in base alle attività che gli affidiamo.
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FAQ
[clicca sulla domanda per visualizzare la risposta]
Perché è importante la gestione del tempo per un leader?
Una gestione efficace del tempo consente ai leader di orientare le energie verso obiettivi ad alto impatto, riducendo il sovraccarico mentale e migliorando la qualità delle decisioni. È un elemento chiave per la credibilità e la sostenibilità del ruolo.
Come si possono gestire le priorità in un contesto complesso?
È essenziale utilizzare strumenti strutturati, come la matrice di Eisenhower, e adottare un approccio strategico basato sull’analisi degli obiettivi, delle risorse disponibili e delle implicazioni organizzative di ogni decisione.
In che modo la comunicazione incide sulla gestione del tempo?
Una comunicazione chiara e trasparente consente di negoziare tempi, obiettivi e aspettative. Previene conflitti, evita fraintendimenti e rende più efficiente la collaborazione tra colleghi e stakeholder.
Quali strumenti posso usare per pianificare meglio il mio lavoro?
Oltre alla matrice di Eisenhower, sono utili strumenti come il time-blocking, le agende condivise, le checklist strategiche e i momenti di allineamento periodico con il team e la dirigenza.
Come posso dire di no a una richiesta urgente senza compromettere i rapporti?
È utile adottare una comunicazione assertiva e orientata alla negoziazione, spiegando il contesto attuale e proponendo alternative o soluzioni sostenibili. La trasparenza costruisce fiducia nel lungo periodo.
Glossario
| Termine | Definizione |
|---|---|
| Leadership strategica | Approccio alla guida di persone e processi basato su scelte consapevoli, obiettivi a lungo termine e uso efficace delle risorse. |
| Gestione del tempo | Capacità di organizzare e distribuire le attività in funzione delle priorità, ottimizzando risorse e risultati. |
| Matrice di Eisenhower | Strumento decisionale che classifica i compiti in base all’urgenza e all’importanza, per facilitare la pianificazione. |
| Comunicazione assertiva | Modalità di comunicazione chiara, rispettosa e diretta, utile per esprimere bisogni e limiti senza aggressività. |
| Affaticamento decisionale | Fenomeno psicologico che riduce la qualità delle decisioni quando si è esposti a un numero elevato di scelte in tempi brevi. |
| Cultura del dialogo | Approccio organizzativo che promuove la trasparenza e il confronto continuo tra colleghi, manager e stakeholder. |
| Prioritizzazione | Processo di valutazione delle attività per determinare quali meritano maggiore attenzione e risorse. |
Una proposta che non puoi rifiutare: come gestire il tempo e comunicare meglio
Sintesi:
L’articolo affronta in modo chiaro e concreto il tema della gestione del tempo e della comunicazione come competenze strategiche per la leadership contemporanea. Attraverso un esempio narrativo realistico, l’autrice evidenzia come i leader più efficaci non siano quelli che lavorano di più, ma quelli che sanno orientare le proprie scelte, negoziare le priorità e comunicare con consapevolezza. Si approfondisce l’importanza di strumenti come la matrice di Eisenhower e si propone un passaggio da una cultura reattiva a una cultura del controllo consapevole. L’obiettivo è promuovere una leadership che preservi l’equilibrio tra risultati, relazioni e benessere personale.
