time management

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Time Management.

L’organizzazione del tempo nel lavoro.

Il tempo ha una grandissima importanza nella nostra vita. Forse è l’unica risorsa che ognuno di noi può veramente possedere. Vale la pena sprecarla?

di PreventiviHR.it

L’organizzazione del tempo (Time Management) nell’ambito lavorativo è forse quella di maggiore importanza, soprattutto da un punto di vista economico.

Per ottenere il valore monetario di una singola ora lavorativa è sufficiente dividere il proprio guadagno mensile per le ore di effettiva prestazione: una persona che guadagna 2000 euro al mese avrà indicativamente un “valore” di 24 euro per ora di lavoro. [1]

Naturalmente, se raddoppia lo stipendio mensile, raddoppia il valore della retribuzione; un Manager operativo, ha sicuramente un “valore” orario molto più elevato.

Poiché non saremmo mai disposti a pagare un caffè 50 euro, non possiamo allo stesso modo considerare che un compito di lavoro del valore di 24 euro/ora possa essere svolto da un manager con un valore orario di dieci volte tanto.

Nella giornata lavorativa, uno dei più grossi errori che si compiono è proprio relativo alla gestione del tempo in rapporto al suo valore. Capita spesso di vedere persone particolarmente impegnate che non riescono “produrre” nelle ore che hanno a disposizione ciò che è di loro competenza.

Ma chiudiamo questa premessa, che meriterebbe essere approfondita, per dare dei semplici suggerimenti sull’organizzazione ottimale del tempo nel lavoro.

L’organizzazione del tempo

Di seguito alcune regole generali per ottimizzare l’organizzazione del tempo. 

1. Scoprire come viene impiegato il proprio tempo

Spesso pensiamo di avere piena consapevolezza su come impieghiamo il nostro tempo [2] durante la giornata lavorativa. Ma se appuntiamo su di un foglio di lavoro come effettivamente occupiamo le nostre ore [3], potrebbero emergere grosse sorprese, anche utili al fine di sapere dove intervenire.

ANALISI GIORNALIERA DELLA GESTIONE DEL TEMPO

2. Programmare anticipatamente

Iniziare a programmare anticipatamente lo svolgimento dei propri compiti può essere complesso a seconda della propria attività.

Ci si può avvalere semplicemente di una agenda sulla quale riportare i propri impegni e occupazioni giornaliere. Questa programmazione potrebbe essere fatta, ad esempio, ogni lunedì per tutta la settimana, cercando di organizzare le giornate in modo analitico e preciso personalizzandola magari con un modulo per la rilevazione del tempo.

 

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3. Rispettare quanto programmato

Si può partire con le migliori intenzioni ma possono valere a nulla se poi non viene rispettato quanto programmato, facendo salve, ovviamente, le eventuali esigenze prioritarie sopravvenute.

L’atteggiamento di rispetto su quanto da noi programmato contribuisce a mantenere una buona predisposizione mentale ed a migliorare la stima su se stessi.

4. Evitare di accentrare e assumere compiti altrui

Questo principio è valido soprattutto per le persone che lavorano a stretto contatto con delle altre, segretaria o staff di collaboratori.

Molte volte, chi deve compiere lavori in collaborazione, soprattutto se è giunto da poco a livelli manageriali, può assumere l’errata abitudine di accentrare su di sé i compiti di tutti. 

É tipico il caso del dirigente che affida compiti ai propri collaboratori e, non appena questi ne iniziano lo svolgimento, se li riprende in carico personalmente con l’intento di controllarne la realizzazione.

Con questa cattiva abitudine egli si ritrova a eseguire tutti i compiti assegnati ad altri senza avere più tempo disponibile per i propri.

Invece, la migliore arma a disposizione di chiunque lavori in ambito manageriale è la delega a persone adeguate e capaci.

Chi riesce ad affidare ad altri le mansioni effettivamente delegabili, dispone di molto tempo per il controllo effettivo e ottimizza l’impiego delle sue capacità direttive.

Solo così tutti i progetti possono avere adeguato svolgimento e arrivare velocemente alla fase conclusiva con indubbi benefici per l’andamento aziendale.

Ovviamente, nella programmazione del lavoro, diventa fondamentale dedicare alcune ore alla pianificazione dei programmI e al controllo dei compiti affidati ai collaboratori.

 

[1] Il calcolo, molto approssimativo, è stato fatto considerando c.a. 166 ore lavorative / mese ed il costo aziendale pari al doppio dello stipendio (oneri retributivi, contributivi, previdenziali, assenteismo, ferie, permessi, TFR, 13^, ecc.)

[2]Cairos“, il tempo soggettivo, psicologico o narrativo entro il quale assegniamo significati e connessioni agli eventi del “qui e ora” secondo quelle che sono nostre aspettative e i nostri obiettivi.

[3] Kronos, il tempo in senso oggettivo e misurabile.

 

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