Guida ai rimborsi delle spese: quando ed in che misura richiederli
Può capitare che i dipendenti che lavorano per una qualsiasi azienda in alcuni casi si trovano ad anticipare per conto di essa somme di denaro per far fronte ad alcune spese. Le spese più comuni sono quelle relative al carburante o al pernottamento.
Successivamente procedono poi alla richiesta di rimborso, che rappresenta una delle parti della contabilità più complesse, soprattutto per le grosse aziende. Il rimborso viene effettuato in genere sulla successiva busta paga.
A dare non poco filo da torcere è il rimborso trasferte in busta paga in quanto rappresenta la lista di spese più complessa e completa e che contiene sia le spese per il vitto e l’alloggio che per gli spostamenti.
Questa procedura non è proprio semplice in quanto non esistono solamente diversi tipi di rimborso spese, ma anche diverse aliquote di tassazione e deduzione sui costi sostenuti.
I tipi di rimborso spese
Le tipologie di rimborso spese sono racchiuse in due grandi categorie, quelle interne al territorio comunale ed esterne ad esso.
Nel primo caso le spese più comuni riguardano quelle di spostamento con i mezzi pubblici o i costi di carburante. In questi casi la tassazione è a livello ordinario. Per quanto riguarda i pernottamenti ed il vitto la deducibilità può arrivare al 75%.
Per le spese effettuate al di fuori del territorio comunale invece, i rimborsi spese si categorizzano in tre liste: rimborso a piè di lista, forfettario e misto.
Per il rimborso a piè di lista le spese sostenute (vitto e alloggio, trasporti e viaggi) non contribuiscono alla formazione di redditi, dunque è sufficiente da parte del dipendente attestare le spese sostenute in una nota spese. Particolare attenzione va dedicata alle cosiddette spese a rimborso chilometrico che vanno documentate secondo le tabelle ACI (che si possono trovare all’indirizzo http://www.aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html ). Queste ultime riguardano le spese carburante sostenute dai dipendenti con le proprie auto.
Il rimborso forfettario invece prevede che l’azienda provveda a fornire il dipendente con una certa somma di denaro a prescindere dalla gestione che sarà poi totalmente a carico del dipendente stesso. Questa modalità di rimborso esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia e fino a 77,47€ se questa avviene all’estero. Il dipendente non è tenuto a giustificare le spese sostenute e dunque non è necessario la compilazione di una nota spese. Questi costi sono comunque interamente deducibili.
Terzo tipo di rimborso spese è quello misto. Qualora le spese riguardino solo il vitto o alloggio, le indennità sono ridotte di un terzo (30,98 euro per le trasferte in Italia e 51,65 euro per quelle all’estero). Se invece vengono rimborsate contemporaneamente, le indennità sono ridotte di due terzi.
Le carte carburante e le prepagate per l’acquisto di carburante
Le carte carburante introdotte nel 2019 sono di grande aiuto nella gestione dei rimborsi spese ai dipendenti. Sul mercato sono disponibili diversi tipi di carte carburante, che per comodità vengono raggruppate in pure e multiuso. Le prime permettono solo l’acquisto di carburante, le seconde sono vere e proprie carte aziendali che permettono ogni tipo di acquisto.
Parliamo qui del secondo tipo di carte in quanto offrono importanti vantaggi in termini gestionali.
Un titolare che provveda a far reperire ad un dipendente una carta carburante avrà un controllo maggiore dei fondi aziendali ma non solo. Affidando una carta carburante ad un dipendente è possibile evitare l’iter burocratico di rimborso spese in quanto è possibile tramite esse gestire ogni tipo di spesa.
E’ possibile avere carte di carburante di credito/debito, o anche prepagate, in modo da far fronte a qualsiasi esigenza.
I titolari possono impostare facilmente grazie alle app per smartphone limiti di spesa e controllare come i fondi aziendali vengano usati dai dipendenti in quanto le applicazioni ad esse connesse monitorano in tempo reale gli acquisti effettuati. In caso di usi illeciti è possibile immediatamente bloccare la carta in questione. I vantaggi sono importanti anche per i dipendenti: innanzitutto non dovranno portare con sé soldi contanti e si potranno evitare spiacevoli inconvenienti. Ancora, non vi sarà bisogno di anticipare di tasca propria il denaro ed avviare in seguito la richiesta di rimborso. Avere una carta carburante dunque è consigliabile sia per l’amministrazione che per il personale.
Particolarmente utili sono ad esempio le carte prepagate per l’acquisto di carburante, come quella offerta da Soldo. Queste ultime sono le più gettonate soprattutto grazie alla loro facilità di utilizzo: è sufficiente ricaricare una determinata somma di denaro e si può subito procedere agli acquisti. In questo modo si avrà già disponibile un limite di spesa, cosa che costituisce anche un ottimo modo per tenere sotto controllo le uscite. Bisogna ancora dire che è ormai facilissimo ottenerne una: basta recarsi sul sito o presso una sede della compagnia alla quale si è interessati ed in pochissimi giorni la carta sarà spedita direttamente a casa o presso l’azienda.
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