Scopri la Soft Skill del momento

di Manuela Rossini @federicacominelli

Hai mai avuto la sensazione che 24 ore non siano abbastanza? Molti task al lavoro e spesso ti capita di fermarti in ufficio oltre l’orario? Come fare allora?

Organizzare al meglio la propria giornata aiuta a migliorare i risultati delle proprie attività, consente di fare scelte più consapevoli e di coltivare relazioni positive. Questo impatta sul benessere personale e organizzativo.

La gestione del tempo si definisce come un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Si tratta di una capacità utile sia nel lavoro che nella vita di tutti i giorni e si può apprendere e migliorare allenandola con una serie di strumenti e tecniche.

Aumentare la produttività grazie al Time Management

Il Time management, una fra le soft skill più richieste, integra obiettivi di efficienza, crescita e soddisfazione personale volto a favorire il benessere, anche organizzativo.

Negli ultimi 20 anni la diffusione di dispositivi tecnologici capaci di agevolare le attività d’impresa uniti a una esasperazione del multitasking, ha portato innegabili vantaggi, ma ha anche inciso sulle capacità di concentrazione e sulle soglie di attenzione delle persone al lavoro^[1].

Lo dice anche la scienza: ogni volta che spostiamo la nostra attenzione, la nostra concentrazione diminuisce. Ciò che rimane ancorato all’azione precedente viene definito “residuo d’attenzione” e ci trascina nella zona denominata “zona grigia”. Lì il nostro focus è diviso, letteralmente, tra due azioni e diventa impossibile dare il 100% della nostra attenzione ad ognuna di queste^[2].

È evidente, dunque, l’esigenza di implementare e condividere strumenti di pianificazione e organizzazione agili, inclusivi e alla portata di tutti, per consentire a ciascuno di gestire al meglio il proprio tempo e contribuire, così, allo sviluppo della realtà di cui si fa parte che sia lavorativa o famigliare.

Ecco le tecniche per gestire al meglio il proprio tempo

Una celebre tecnica è la matrice di Eisenhower. Secondo l’allora presidente degli USA, le priorità dovrebbero essere identificate e gestite secondo la massima: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Questo consente di classificare e affrontare le attività nell’ordine di effettiva rilevanza, per cui solo i compiti che sono sia importanti che urgenti vanno svolti subito, mentre per i restanti si considera la possibilità di rimandare, delegare a terzi o persino di eliminarli dalla propria agenda.

Nello specifico, la matrice si suddivide in 4 quadranti:

Quadrante 1 – importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito. Troviamo le azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili.

Quadrante 2 – importante/non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate.

Quadrante 3 – non importante/urgente: implica quelle attività che si possono delegare a terzi.

Quadrante 4 – non importante / non urgente: fa riferimento alle attività superflue che possono essere eliminate.

Suddividendo le attività in questi quadranti è possibile organizzare il flusso di lavoro con maggiore facilità.

Merita menzione anche il metodo SMART, la tecnica che si concentra, più che sulle singole attività, sugli obiettivi a cui sono rivolte e prevede cinque criteri (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Based, appunto, S.M.A.R.T.) per ordinarli secondo una scala di priorità.

I compiti importanti sono quelli che ci permettono di raggiungere un obiettivo specifico, mentre quegli urgenti non è detto che siano utili al raggiungimento dei nostri scopi, ma richiedono una soluzione in un lasso di tempo ristretto, e determinano effetti pressoché immediati.

Allora come gestire il tempo in questo caso?

Impara a pianificare e lascia dei piccoli spazi di tempo disponibili nella tua agenda per poter gestire senza troppe difficoltà gli eventi imprevisti. Prevedi una semplice categorizzazione dei compiti che ti troveresti a svolgere durante la tua attività lavorativa e scrivi una to do list.

Il tempo è diventato oggi una delle sfide più importanti del nostro quotidiano

Il tempo è vitale, al pari delle risorse che potrai investire nelle tue attività e il Time management è una delle skills fondamentali per ottimizzare il tempo che ti permetterà di completare con più facilità ciò che è importante.

Mai come ora è fondamentale imparare a ragionare per obiettivi e per risultati. Questo nuovo approccio, a cui siamo stati educati poco, richiede capacità d’analisi e progettazione della realtà.

Ragionare e lavorare per obiettivi mette al centro la persona, i suoi valori, le sue potenzialità e i suoi desideri.

Il Time Management è uno strumento che, partendo dai singoli e valorizzandone appieno le potenzialità, permette di perseguire obiettivi comuni di crescita e benessere organizzativo ed è possibile raggiungere risultati sorprendenti già nel breve periodo. Semplici accorgimenti possono favorire una migliore gestione del tempo, delle priorità e del sapere prendere le decisioni più funzionali nella gestione delle complessità nel nostro lavoro quotidiano.

Gestire il tempo a disposizione per svolgere tutti i compiti del nostro lavoro e lo stress che ne deriva è una competenza che può essere appresa e allenata giorno per giorno.

Il corso TIME MANAGEMENT è rivolto a Manager di ogni funzione, dirigenti, quadri, personale di staff e tutti coloro che sentono la necessità di fare il punto sul proprio stile di organizzazione personale.

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PEOPLEwellBe

Risorse Umane e Benessere Organizzativo

PEOPLEwellBe nasce per creare e promuovere Felicità e Benessere organizzativo attraverso progetti di Formazione e Sviluppo, Salute e Rischi Psicosociali ed Education che sostengono la crescita delle aziende, mirano allo sviluppo delle potenzialità delle risorse umane e promuovono la salute psicologica, utilizzano metodi e strumenti d’indagine che favoriscono un clima aziendale positivo, collaborazione, motivazione ed energia nei team, implementando capacità di leadership, problem solving e intelligenza emotiva”