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Legge di Parkinson e la gestione del tempo
di Risorse Umane HR
Portare risultati sempre maggiori in tempi sempre più rapidi: questi sono gli imperativi che regnano all’interno di ogni azienda. Ed è così che il tempo a nostra disposizione sembra mai essere sufficiente.
I primi approcci con la gestione del tempo hanno inizio già dall’età scolare e dal momento in cui ci si rende conto che il tempo a disposizione debba essere necessariamente gestito ci si accorge di non averne più abbastanza.
La Legge di Parkinson
Cyril Northcote Parkinson, storico e scrittore britannico, nel suo libro diventato bestseller, La legge di Parkinson
Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo - C. N. Parkinson Share on X
Detto anche in altre parole: più si ha tempo a disposizione e più si tende a sprecarlo.
Prendendo per buono questo assunto, si può ipotizzare che può valere anche il contrario, cioè: quando il tempo a disposizione scarseggia, si tende a lavorare in maniera più efficace.
E l’esperienza ci insegna che è proprio così: a chi non è mai capitato di terminare compiti estremamente importanti e senza possibilità di proroga in tempi “record”?
La gestione del tempo è una questione sia culturale che tecnica, ma spesso le nostre abitudini culturali prevalgono sull’applicazione delle tecniche.
Per esempio: tendiamo a concentrarci non tanto sullo sforzo da mettere in campo per compiere una determinata attività ma a focalizzarci sul tempo a nostra disposizione.
Ponendo invece l’attenzione sull’obiettivo senza perdersi in distrazioni molto probabilmente ci farebbe risparmiare del tempo.
La dimensione culturale della gestione del tempo impone l’apprendimento di una o più tecniche.
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Qual è l’approccio corretto per una migliore gestione del tempo?
Framework Strategici per migliorare la Gestione del Tempo
Esistono molte tecniche che vengono insegnate per gestire in maniera efficace il tempo. Tra i framework più conosciuti ci sono sicuramente i seguenti:
1. Metodo Eisenhower (o Matrice Urgente-Importante)
Obiettivo: dare priorità alle attività in base a urgenza e importanza.
- Struttura: una matrice a 4 quadranti:
- Urgente e Importante → Agisci subito
- Importante ma non urgente → Pianifica
- Urgente ma non importante → Delega
- Né urgente né importante → Elimina
Contesto d’uso: Decision making quotidiano, organizzazione settimanale.
2. Getting Things Done (GTD) – David Allen
Obiettivo: Liberare la mente e aumentare chiarezza operativa.
Fasi principali:
- Cattura (scrivere tutto ciò che devi fare)
- Chiarisci (valutare ogni attività)
- Organizza (inserisci nei giusti contenitori: progetti, prossime azioni, in attesa…)
- Rivedi (aggiorna regolarmente il sistema)
- Agisci (segui il flusso)
Contesto d’uso: Per chi gestisce molti progetti e informazioni.
3. Time Blocking
Obiettivo: Proteggere tempo per attività prioritarie.
Come funziona: Si blocca sul calendario una fascia oraria precisa per ogni attività (lavoro profondo, email, riunioni, pause).
Vantaggio: riduce il multitasking e migliora la concentrazione.
Strumento ideale: Google Calendar, Notion, Outlook.
4. Tecnica del pomodoro
Obiettivo: Aumentare la concentrazione e ridurre la procrastinazione.
Struttura:
- 25 minuti di lavoro concentrato
- 5 minuti di pausa
- Dopo 4 “pomodori”, pausa lunga (15–30 minuti)
Utile per: Task ripetitivi, studio, scrittura.
5. Metodo 1-3-5
Obiettivo: Definire un carico giornaliero realistico.
Logica: Ogni giorno pianifica:
- 1 attività importante
- 3 attività medie
- 5 attività piccole
Vantaggio: Aiuta a non sovraccaricarsi e dà una sensazione di progresso.
Approcci di Revisione e Miglioramento
6. Weekly Review (Revisione Settimanale)
Presa da GTD, è utile anche in altri contesti:
- Rivedi obiettivi della settimana
- Analizza cosa ha funzionato
- Elimina attività non prioritarie
- Prepara la settimana successiva con maggiore lucidità
7. Metodo OKR + Time Management
Obiettivo: Allineare tempo speso con obiettivi strategici.
Si fissano Objectives (qualitativi) e Key Results (misurabili) e si monitora settimanalmente se il proprio tempo è coerente con essi.
Tecniche Comportamentali e Cognitive
8. Tecnica “Eat That Frog” – Brian Tracy
Fai subito la cosa più difficile e importante della giornata
Aiuta a rompere l’inerzia e iniziare la giornata con un impatto elevato.
9. Regola dei 2 Minuti
Se qualcosa può essere fatta in meno di 2 minuti, fallo subito.
Semplice ma efficace per non accumulare micro-attività.
Una volta apprese molto dipende dalla nostra capacità di saperle mettere in pratica e senza rimandare … per mancanza di tempo.
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