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Il Budget del Personale e Analisi dei Costi del Personale

Il budget del personale è una prassi d’importanza strategica in ogni organizzazione che deve essere pensata e gestita attentamente con una visione di medio-lungo termine.

di PreventiviHR.it

 
L’elaborazione di un budget del personale può risultare poco complesso se si pensa di risolverlo definendo solo il numero delle persone necessarie nelle varie unità organizzative, le loro qualifiche, la loro retribuzione annuale.
Ma i costi reali del personale spesso vengono confusi o inclusi in altri costi relativi alla gestione corrente.
Il budget del personale è frutto di un piano pensato e gestito con una visione di medio-lungo termine.

I Costi del personale

I principali costi che un budget del personale non può esimersi dal considerare sono sostanzialmente racchiusi in tre categorie:

  • costi di acquisizione (ricerca e selezione delle risorse necessarie)
  • costi di mantenimento (retribuzione, premi, benefit, ecc.)
  • costi di sviluppo (formazione).

Le risorse umane rappresentano un investimento nel tempo il cui recupero si realizza con gradualità, spesso non prima di due o tre anni.

Il budget del personale rientra quindi nel piano degli investimenti duraturi e pertanto deve essere considerato come parte integrante di una strategia sia attuale che prospettica.

Ciò vuol dire saper tradurre i fabbisogni organizzativi futuri in posizioni da ricoprire con una chiara previsione sul numero delle risorse e le competenze necessarie.

Le competenze talvolta possono essere già presenti tra le persone presenti nell’impresa, altre volte può essere sufficiente implementarle attraverso specifiche politiche di formazione per la crescita professionale. Diversamente occorre saperle individuare altrove.

Per valutare l’investimento in risorse umane, è necessario fare una precisa valutazione su costi – benefici associando agli elementi quantitativo-monetari certi alle valutazioni qualitative che richiamino l’attenzione su aspetti spesso meno evidenti, ma altrettanto rilevanti.

L’analisi dei costi del personale

L’analisi del costo del personale, soprattutto in organizzazioni ad alto tasso di impiego di manodopera, è estremamente importante al fine della corretta interpretazione dei risultati aziendali.

Tale analisi può essere un’ottima base sulla quale impostare il budget del personale che è una delle principali occasioni per l’area risorse umane per incidere sulle strategie di sviluppo dell’azienda.

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La costruzione del budget del personale

Partendo dai dati disponibili, la costruzione del budget del personale avviene attraverso le fasi di:

  • analisi del consuntivo;
  • analisi della composizione dell’organico;
  • determinazione del fabbisogno di manodopera;
  • analisi degli elementi contributivi e retributivi;
  • applicazione della politica retributiva aziendale;
  • analisi dell’incidenza dei servizi legati al personale.

Gli elementi di costo possono essere raggruppati in tre categorie:

  • costi legati a scelte aziendali in materia di gestione del personale, di politiche retributive e di organico necessario per raggiungere gli obiettivi;
  • costi legati all’applicazione del contratto collettivo e individuale;
  • costi correlati a obblighi legislativi, amministrativi e giudiziari.

Ai fini della redazione del budget del personale è importante distinguere le seguenti tre categorie:

  1. manodopera diretta
  2. manodopera indiretta
  3. personale di supporto.

La manodopera diretta è considerata un costo variabile rispetto alla produzione e alla vendita.

La manodopera indiretta, invece, considera le persone che non partecipano direttamente al processo produttivo (ad esempio lavori di manutenzione, gestione del magazzino, gli addetti alle pulizie, ecc.). La manodopera indiretta e il personale di supporto sono considerati costi fissi.

Le principali voci che compongono i costi diretti del personale sono:

  • retribuzione corrente mensile
  • retribuzioni aggiuntive
  • premi e benefit
  • TFR.

Relativamente ai costi indiretti, invece, bisogna considerare: contributi previdenziali, premi per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni, fondi di previdenza previdenziale e assistenza sanitaria.

La determinazione del fabbisogno di manodopera si evince nel budget di produzione.

Quest’ultimo, parte dal considerare quanto formulato nel budget delle vendite, rispetto alle quali si fa una stima delle rimanenze iniziali di prodotti e servizi e si decide la quantità di rimanenze finali, stabilendo così la quantità da produrre.

Il fabbisogno di ore di manodopera diretta si ottiene moltiplicando le unità di produzione previste per i tempi standard unitari di manodopera come rilevati sulla base dei dati consuntivi.

Così facendo si potrà determinare l’organico del personale dividendo il fabbisogno di manodopera per le ore lavorate attribuite a ciascun dipendente.

Le ore lavorate del dipendente si calcolano considerando le ore totali annue da calendario. A queste, successivamente, vanno sottratte le ore di festività infrasettimanali, le ore di ferie, ore di assenteismo.

Strumenti di ampliamento / riduzione dell’organico

Gli strumenti a disposizione dell’azienda per l’ampliamento dell’organico sono: assunzioni ordinarie, lavoro part-time, contratti di inserimento, stage, contratti a tempo determinato, telelavoro, tirocini, lavoro autonomo, contratto di solidarietà espansivo (riduzione stabile dell’orario di lavoro).

Diversamente, gli strumenti a disposizione dell’azienda per la riduzione del personale sono: cassa integrazione, licenziamenti, mobilità, aspettativa non retribuita, risoluzione anticipata di contratti a termine, trasformazione di contratti a tempo pieno in contratti part-time, recesso dai contratti di prestazione autonoma.

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